DIMENSIONAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUES - Parte 2

Parte 2 .. continuação

DIMENSIONAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUES

É evidente que toda organização deve estabelecer e manter uma estratégia adequada para administrar o estoque. Uma estratégia bem aplicada e bem conduzida não só assegurará o desempenho apropriado dos diferentes processos e funções empresariais, bem como poderá minimizar os custos.

Segundo Francishini e Gurgel (2002, p. 147) “a função controle é definida como um fluxo de informações que permite comparar o resultado real de determinada atividade com seu resultado planejado”. Mas para que o controle de fato aconteça, as informações que trafegam pela empresa devem ter algumas características essenciais (FRANCISHINI E GURGEL, 2002, p. 147):

 Corretas e precisas – fidelidade ao estado da atividade;
 Válidas – mostrar o que se deseja medir;
 Completas – abranger todos os aspectos importantes;
 Única e mutuamente exclusivas – não haver redundância;
 Compreensível – simples e inteligíveis;
 Timing – geradas em tempo adequado.

Controles inadequados podem levar a organização a possuir elevados estoques incorrendo em altos valores de investimento. Por outro lado, a manutenção de estoques insuficientes trará conseqüências drásticas à cadeia de abastecimento, afetando recursos e serviços. Assim, é necessário encontrar um nível de estoque que atendam aos usuários e que estejam organizados de tal forma que esses usuários tenham acesso fácil aos itens estocados quando eles forem necessários para a elaboração de alguma atividade na empresa.

Conforme salienta Dias (1993, p. 23):

Os estoques de produto acabado, matérias-primas e material em processo não podem ser vistos como independentes. Quaisquer que forem as decisões tomadas sobre um dos tipos do estoque, elas terão influência sobre os outros tipos de estoques.

É comum os gerentes de produção serem os responsáveis pelos estoques e sendo assim, eles encaram os estoques como um aliado para sua meta principal: a produção. Logo, para que não haja falhas nem gargalos, esses gerentes tendem a estocar mais que o previsto, o que faz necessário pressioná-los para minimizar o investimento no estoque de matéria-prima.

Essa é, aliás, uma das situações que descrevem os conflitos entre a disponibilidade de estoque e a vinculação do capital. Além do departamento de produção, os de vendas e de compras também vêem vantagens no estoque alto, que no caso significam mais descontos nas compras e atendimento eficaz ao cliente. Entretanto, o departamento financeiro vê nos estoques alto, maior volume de capital investido, risco de perda financeira e aumento dos custos de armazenagem.

Diante disso, Dias (1993) propõe como uma das soluções para esses conflitos, a conciliação, por parte da administração de estoques, dos objetivos dos quatro departamentos, sem prejudicar a operacionalidade da empresa. Deve-se providenciar a necessidade real de suprimentos da empresa, exigindo-se que todas as atividades envolvidas com controle de estoques sejam integradas e controladas num sistema em quantidades e valores. A administração de estoques não deve se preocupar somente com o fluxo diário entre vendas e compras, mas com a relação lógica entre cada integrante deste fluxo.

Segundo Neushel e Fuuler (apud DIAS, 1993, P. 25) as deficiências do controle de estoques são demonstradas por alguns sintomas que normalmente são:

Periódicas e grandes dilatações dos prazos de entregas para os produtos acabados e dos tempos de reposição para matéria-prima;
Quantidades maiores de estoque, enquanto a produção permanece constante;
Elevação do número de cancelamento de pedidos ou mesmo devoluções de produtos acabados;

 Variação excessiva da quantidade a ser produzida;
 Produção parada freqüentemente por falta de material;
 Falta de espaço para armazenamento;
 Baixa rotação dos estoques, obsoletismo em demasia.